Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

THE18 is een samenwerkingsmerk van twee zelfstandig werkende golfprofessionals:

Bryan Seton
Oostplein 142
3011 KZ Rotterdam
KvK: 27258380
E-mail: info@bryanseton.com

James Doughtie
Watersportweg 100
3138 HD Vlaardingen
KvK: 84259302
E-mail: james@doughtie.nl

Bryan Seton is eigenaar van het merk THE18, de branding en de website www.the18.nl.

Bryan Seton en James Doughtie werken gezamenlijk onder THE18 en maken gebruik van een gedeelde klant- en deelnemersdatabase.

Voor persoonsgegevens waarbij Bryan en James gezamenlijk bepalen waarom en hoe deze voor THE18 worden verwerkt, zijn zij gezamenlijk verantwoordelijk in de zin van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je contact met THE18 kunnen wij onder andere de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• adresgegevens;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• geboortedatum wanneer dit voor een activiteit of golfreis noodzakelijk is;
• factuurgegevens;
• betalingsgegevens en betalingsstatus;
• reserveringen en boekingen;
• gegevens over deelname aan lessen, masterclasses, evenementen en golfreizen;
• golfhandicap of golfniveau;
• antwoorden die je invult in een deelnemersenquête;
• communicatie via e-mail, telefoon, WhatsApp of andere kanalen;
• voorkeuren die je zelf aan ons doorgeeft;
• technische gegevens over het gebruik van onze website;
• cookiegegevens, indien van toepassing;
• foto's en videobeelden wanneer deze tijdens activiteiten worden gemaakt.

Wij proberen alleen gegevens te verzamelen die noodzakelijk of relevant zijn voor onze dienstverlening.

3. Hoe krijgen wij je gegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens wanneer je bijvoorbeeld:

• een formulier op THE18.nl invult;
• je inschrijft voor een privéles;
• je inschrijft voor een masterclass;
• je inschrijft voor een golfreis;
• een deelnemersenquête invult;
• contact met ons opneemt;
• een betaling verricht;
• deelneemt aan een activiteit;
• je aanmeldt voor communicatie van THE18.

Soms ontvangen we noodzakelijke gegevens via een golfclub, reisbureau, reisorganisatie of andere partij die betrokken is bij een activiteit waarvoor je je hebt aangemeld.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens voor verschillende doeleinden.

Reserveringen en deelname

Wij gebruiken gegevens om:

• boekingen vast te leggen;
• inschrijvingen te verwerken;
• deelname te organiseren;
• boekingsbevestigingen te versturen;
• praktische informatie te verstrekken;
• betalingen te verwerken;
• de geboekte activiteit uit te voeren.

De wettelijke grondslag hiervoor is meestal het uitvoeren van de overeenkomst of het nemen van stappen voorafgaand aan het sluiten daarvan.

Golfreizen

Bij inschrijving voor een golfreis gebruiken wij gegevens om onder andere:

• je inschrijving te registreren;
• de deelnemerslijst samen te stellen;
• de reis organisatorisch voor te bereiden;
• hotel-, golf- en transferreserveringen mogelijk te maken;
• met betrokken reispartijen te communiceren;
• deelnemersinformatie te versturen.

Gegevens worden alleen met externe partijen gedeeld voor zover dit noodzakelijk is voor de betreffende reis.

Klantenservice en communicatie

Wij gebruiken contactgegevens om vragen te beantwoorden en met deelnemers te communiceren over hun reservering, activiteit of reis.

Administratie

Wij verwerken bepaalde persoonsgegevens voor:

• facturatie;
• betalingsadministratie;
• boekhouding;
• fiscale verplichtingen;
• behandeling van klachten.

Marketing

Wij kunnen contactgegevens gebruiken om bestaande klanten te informeren over andere relevante activiteiten van THE18, voor zover dit wettelijk is toegestaan.

Wanneer toestemming vereist is, vragen wij die vooraf.

Je kunt je altijd uitschrijven voor marketingcommunicatie.

5. De gedeelde THE18-database

Bryan Seton en James Doughtie maken voor THE18 gebruik van een gedeelde klant- en deelnemersdatabase.

Dit betekent dat beiden toegang kunnen hebben tot gegevens zoals:

• naam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• reserveringen;
• activiteiten waaraan je hebt deelgenomen;
• relevante communicatie;
• betalingsstatus;
• deelnemersinformatie.

De database wordt gebruikt door het team van THE18 voor de organisatie, dienstverlening, communicatie, klantopvolging en marketing van THE18.

De gegevens uit de THE18-database worden niet automatisch gebruikt voor volledig losstaande activiteiten buiten THE18.

6. LeadConnector / GoHighLevel

THE18 maakt gebruik van LeadConnector, onderdeel van het GoHighLevel-platform.

Deze software wordt onder andere gebruikt voor:

• CRM;
• formulieren;
• registratie van leads en klanten;
• reserveringen;
• e-mailcommunicatie;
• automatiseringen;
• klantopvolging;
• beheer van deelnemers.

Persoonsgegevens die via formulieren op THE18.nl worden verstrekt, kunnen daardoor in deze systemen worden opgeslagen en verwerkt.

Voor zover LeadConnector of andere leveranciers persoonsgegevens namens THE18 verwerken, maakt THE18 passende afspraken over de verwerking en beveiliging van die gegevens.

Wanneer een onderneming een externe partij persoonsgegevens in opdracht laat verwerken, vereist de AVG daar in beginsel schriftelijke afspraken over.

7. Stripe en betalingen

Voor online betalingen kan THE18 gebruikmaken van Stripe.

Wanneer je via Stripe betaalt, worden bepaalde persoonsgegevens en betaalgegevens door Stripe verwerkt om de betaling mogelijk te maken.

THE18 ontvangt informatie die nodig is voor de administratie, zoals:

• naam;
• betaald bedrag;
• datum van betaling;
• betalingsstatus;
• eventuele betaalreferentie.

THE18 beschikt niet noodzakelijk over alle financiële gegevens die Stripe tijdens de betaling verwerkt.

Stripe kan voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verantwoordelijk zijn en hanteert daarvoor een eigen privacybeleid.

8. Golfreizen en externe reispartijen

Voor golfreizen werkt THE18 samen met gerenommeerde reisbureaus, reisorganisaties en andere leveranciers.

Voor de uitvoering van een reis kunnen noodzakelijke persoonsgegevens worden gedeeld met bijvoorbeeld:

• het reisbureau;
• reisorganisator;
• hotel of accommodatie;
• golfbanen;
• transferbedrijf;
• vervoerders;
• andere partijen die noodzakelijk zijn voor uitvoering van de reis.

Wij delen alleen gegevens die redelijkerwijs noodzakelijk zijn voor de betreffende reservering of reis.

Wanneer een externe partij zelfstandig verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens, kan ook het privacybeleid van die partij van toepassing zijn.

9. Foto's en video's

Tijdens lessen, masterclasses, evenementen en golfreizen kunnen foto's of video's worden gemaakt.

Dit wordt waar mogelijk vooraf of tijdens de activiteit met de groep besproken.

Wanneer je niet herkenbaar in beeld wilt komen, kun je dit aangeven bij Bryan of James.

Voor het gebruik van herkenbare foto's of video's voor marketing- of promotiedoeleinden vragen wij toestemming wanneer dit volgens de wet noodzakelijk is.

Gegeven toestemming kan voor toekomstig gebruik worden ingetrokken.

10. E-mail en marketing

THE18 kan deelnemers en bestaande klanten informeren over relevante activiteiten, bijvoorbeeld:

• nieuwe masterclasses;
• golfreizen;
• evenementen;
• trainingen;
• andere activiteiten van THE18.

Wanneer daarvoor voorafgaande toestemming noodzakelijk is, vragen wij deze toestemming.

Iedere ontvanger kan zich uitschrijven voor marketingcommunicatie.

Een afmelding betekent niet automatisch dat alle persoonsgegevens worden verwijderd. Gegevens kunnen bijvoorbeeld nog noodzakelijk zijn voor een lopende overeenkomst, administratie of wettelijke bewaarplicht.

11. Cookies en websitegebruik

THE18.nl kan gebruikmaken van cookies en vergelijkbare technieken.

Functionele cookies die noodzakelijk zijn voor een goede werking van de website kunnen zonder voorafgaande toestemming worden geplaatst wanneer de wet dit toestaat.

Voor trackingcookies en andere privacygevoelige cookies vragen wij vooraf toestemming wanneer dit wettelijk verplicht is.

Bezoekers moeten zelf kunnen kiezen of dergelijke cookies worden geplaatst. Trackingcookies mogen niet alleen op basis van een bepaling in een privacyverklaring worden geplaatst.

Welke cookies daadwerkelijk op THE18.nl worden gebruikt, kan worden toegelicht via de cookiebanner of een afzonderlijk cookieoverzicht.

12. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen persoonsgegevens niet.

Persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met partijen die noodzakelijk zijn voor onze dienstverlening, zoals:

• Bryan Seton en James Doughtie binnen THE18;
• LeadConnector / GoHighLevel;
• Stripe;
• golfclubs;
• golfbanen;
• reisbureaus;
• reisorganisaties;
• hotels;
• transferbedrijven;
• IT- en hostingproviders;
• administratieve of boekhoudkundige dienstverleners.

Wij proberen daarbij niet meer gegevens te delen dan noodzakelijk is.

13. Bewaartermijnen

THE18 bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld.

Er bestaat onder de AVG geen algemene vaste bewaartermijn voor alle persoonsgegevens. De bewaartermijn moet worden afgestemd op het doel van de verwerking en eventuele wettelijke verplichtingen.

Als uitgangspunt hanteren wij:

Boekings- en deelnemersgegevens
Zolang deze nodig zijn voor uitvoering van de activiteit, de klantrelatie en eventuele vervolgvragen of administratieve verplichtingen.

Financiële administratie
Gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn.

Marketinggegevens
Totdat je je uitschrijft of totdat er geen redelijke grond meer bestaat om de gegevens voor dat doel te bewaren.

Informatieaanvragen zonder boeking
Niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk voor opvolging van de aanvraag.

Foto- en videomateriaal
Zolang het betreffende gebruiksdoel bestaat of totdat toestemming wordt ingetrokken, voor zover toestemming de grondslag voor het gebruik is.

THE18 beoordeelt periodiek of gegevens nog noodzakelijk zijn.

14. Gegevens buiten Europa

Sommige softwareleveranciers die wij gebruiken kunnen gegevens verwerken of opslaan buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, zorgen wij ervoor dat hiervoor een rechtsgeldige grondslag en passende waarborgen bestaan voor zover de AVG dat vereist.

Dit kan bijvoorbeeld plaatsvinden door gebruik te maken van een adequaatheidsbesluit of door de Europese standaardcontractbepalingen toe te passen.

15. Beveiliging

THE18 neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• verlies;
• misbruik;
• ongeautoriseerde toegang;
• ongewenste openbaarmaking;
• onbevoegde wijziging.

Toegang tot de klantendatabase wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben voor de dienstverlening van THE18.

16. Je rechten

Je hebt onder de AVG verschillende rechten.

Afhankelijk van de situatie kun je onder andere verzoeken om:

• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste gegevens;
• verwijdering van persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van gegevens;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;
• intrekking van eerder gegeven toestemming.

Wanneer je toestemming intrekt, heeft dit geen gevolgen voor verwerkingen die al rechtmatig hebben plaatsgevonden voordat de toestemming werd ingetrokken.

17. Privacyverzoek indienen

Een privacyverzoek kun je sturen naar:

Bryan Seton
info@bryanseton.com

of

James Doughtie
james@doughtie.nl

Omdat Bryan en James voor bepaalde verwerkingen binnen THE18 gezamenlijk verantwoordelijk zijn, kun je je voor die verwerkingen tot ieder van hen wenden.

Wij kunnen aanvullende informatie vragen wanneer dit noodzakelijk is om te controleren dat het verzoek daadwerkelijk door de betreffende persoon wordt gedaan.

18. Uitschrijven

Wil je geen marketingcommunicatie van THE18 meer ontvangen?

Dan kun je gebruikmaken van de uitschrijflink in een e-mail of rechtstreeks contact opnemen met Bryan of James.

Na uitschrijving stoppen wij met het versturen van de betreffende marketingcommunicatie.

Dit heeft geen invloed op communicatie die noodzakelijk is voor een bestaande reservering, boeking, golfreis of andere overeenkomst.

19. Klacht over persoonsgegevens

Heb je een vraag of klacht over het gebruik van je persoonsgegevens?

Neem dan eerst contact op met:

Bryan Seton
info@bryanseton.com

of

James Doughtie
james@doughtie.nl

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

20. Minderjarigen

Wanneer minderjarigen deelnemen aan activiteiten van THE18, verwerken wij persoonsgegevens met extra zorg.

Wanneer volgens de wet toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger noodzakelijk is, zal THE18 deze toestemming vragen.

21. Geautomatiseerde besluitvorming

THE18 gebruikt persoonsgegevens niet om uitsluitend geautomatiseerde beslissingen te nemen die aanzienlijke juridische of vergelijkbare gevolgen voor deelnemers hebben.

Automatiseringen binnen LeadConnector kunnen wel worden gebruikt voor bijvoorbeeld:

• bevestigingsmails;
• herinneringen;
• opvolging;
• praktische communicatie.

Deze automatiseringen nemen geen zelfstandige besluiten met juridische gevolgen voor deelnemers.

22. Wijzigingen in deze privacyverklaring

THE18 kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer:

• onze dienstverlening verandert;
• andere software wordt gebruikt;
• onze werkwijze verandert;
• wet- of regelgeving verandert.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op www.the18.nl.

23. Contact

Vragen over privacy of persoonsgegevens kunnen worden gestuurd naar:

Bryan Seton
Oostplein 142
3011 KZ Rotterdam
info@bryanseton.com

James Doughtie
Watersportweg 100
3138 HD Vlaardingen
james@doughtie.nl